Оформление документации
Определение и понятия
Документы - это общий термин для многих различных форм, счетов-фактур, списков, резюме и работы, которая нуждается в завершении в каждом бизнесе. Хотя компьютеры в большинстве случаев устраняют некоторые документы, такие как бумажные заметки, формы и другие документы по-прежнему необходимы в большинстве офисов. Во многих офисах одни и те же документы могут обрабатываться и обрабатываться многими людьми до их подачи, хранения или измельчения.Многие эксперты по эффективности офиса советуют, чтобы каждый лист бумаги направлялся туда, где ему нужно сразу же обратиться за этим отделом или лицом. После чтения и работы с каждым листом бумаги он может быть либо подан, измельчен, выброшен, переработан или повесил на доске объявлений. Документы, которые все еще необходимы для завершения, могут храниться в многоуровневом лотке. Подносы должны быть помечены, чтобы избежать смешивания груды бумаги в лотках.
Классический способ маркировки лотки или корзины, в Столешница многоуровневого держателя Делопроизводство со словами в и выполненной . В корзине для входящей документации, которая должна быть выполнена, и в корзине уходит завершающая обработка документов. Некоторые служащие по-прежнему приклеивают свои лотки для стола таким образом, в то время как другие могут отказаться от ярлыков вообще. Некоторые работники не используют многоуровневые лотки для оформления документов, но могут использовать вешающие файлы для хранения бумаг в глубоком ящике для стола.
Некоторые работники, похоже, хранят большую часть своих документов в куче на своем столе, но большинство организационных экспертов в бизнесе предлагают только иметь самый современный проект на рабочем столе. Другие проекты с документами могут быть сохранены в лотках или файлах для удобства использования. Необходимость искать через неорганизованную документацию, чтобы найти что-то, может снизить производительность.
Типы работы с бумагами, общие для большинства предприятий, включают формы, отчеты, юридические записи, проектные резюме, оценки сотрудников, факсы, письма, отчеты о доставке, заказы и счета-фактуры. Многие компании используют компьютерные заказы и счета-фактуры, а также электронные письма, а не письма. Однако большинство компаний распечатывают копии этих данных для других отделов, таких как бухгалтерский отдел. Некоторые офисы могут быть практически безбумажными, но многие из них все еще работают над тем, чтобы добраться до этого момента. Большинство предприятий сегодня перерабатывают свои документы, когда это возможно, и коробки для переработки бумаги являются обычным явлением в сегодняшних офисах.