Процедуры закупок
Концепция и определения
Каждая организация, которая приобретает товары или услуги, имеет стандартные процедуры закупок, методы, которые они используют для приобретения этих вещей. Эти процедуры охватывают все аспекты цикла закупок , включая выбор поставщика, переговоры по контракту, размещение заказов и оплату. Все фирмы имеют процедуры закупок, и они используются для контроля за расходами, обеспечения соответствующих разрешений и снижения риска переплаты. Закупки или закупочная деятельность охватывают все виды расходов, исключая заработную плату, и часто составляют более 50 процентов всех расходов.Основной движущей силой для разработки процедур закупок является контроль за всеми расходами. Фактические используемые процедуры могут немного отличаться, но будут похожи. Соответствующий процесс утверждения обычно включает разделение задач и вовлечение старших менеджеров в транзакции, стоимость которых будет превышать конкретную цену. Еще одна стандартная процедура закупок заключается в ограничении доступа к бланкам заказа на поставку и требует авторизации от менеджера, отличного от лица, использующего товар. Такое разделение получателя товаров и утверждение предназначены для обеспечения того, чтобы старший сотрудник знал о заказе и мог подтвердить, что материалы необходимы и будут использоваться для надлежащей цели.
Еще одна распространенная процедура закупок заключается в создании краткого списка предварительно одобренных поставщиков для конкретных товаров. Поставщики добавляются в список через процесс торгов, который проводится по расписанию. Этот процесс призван быть прозрачным и предоставить фирме возможность получать скидки в цене, соответствовать стандартам качества и обеспечивать своевременность доставки.
Риски для компании без надлежащих процедур закупок превышают расходы, неспособность достичь хорошей стоимости и мошенничества с покупкой . Многие люди, у которых нет какой-либо подготовки по бухгалтерскому учету или закупкам, не согласны с действиями, связанными с запросом на покупку. Эти процессы, однако, предназначены для экономии времени и денег.
Другие общие процедуры закупок включают установление пороговых значений, которые инициируют различные закупочные операции. Например, покупки, стоимость которых превышает определенную сумму, могут потребовать утверждения заказа на поставку двумя уровнями управления. Заказ на поставку по гораздо более высокой цене может потребовать внесения предложения .
В некоторых случаях компании могут потребовать отстаивать свои контракты на закупку. Если продавец, участвовавший в процессе торгов, чувствует, что им не предоставлена справедливая возможность конкурировать, иск может быть подан. Контрактное право является источником значительной юридической деятельности, а фирмы с сильными процедурами закупок находятся в лучшем положении для защиты своих бизнес-решений.