Номер заказа на поставку
Концепция и определения
Номер заказа на поставку (ПО) - это алфавитно-цифровой код, которому присваивается конкретный запрос на покупку. Чаще всего номера телефонов используются внутри предприятия для отслеживания собственных покупок. Некоторые компании, однако, будут присваивать коды всем своим продажам и будут предоставлять номера телефонов своим клиентам, чтобы клиенты могли отслеживать их заказы. Эти коды могут быть в любом алфавитно-цифровом формате, и многие компании будут использовать конкретные буквы или цифры, чтобы указать некоторые вещи о заказе, например, то, что продается, местоположение, покупатель и дата.Использование внутри компаний
Во многих компаниях номер заказа на поставку присваивается после того, как работник или отдел подают запрос на заказ определенных товаров или услуг. Запрос обычно формально передается агенту по закупкам с использованием так называемой формы заявки. Если запрос одобрен, создается заказ на поставку и ему присваивается номер заказа на поставку. В этот момент заказ помещается в другую компанию, которая часто записывает номер заказа покупателя для включения в деталь заказа.Поскольку продавец готовит список доставки или упаковки, который следует по заказу клиента, номер заказа обычно включается в детали. Это позволяет получающему агенту покупателя проверять количество и тип доставленного товара и подтвердить, что отгрузка связана с надлежащим образом утвержденным заказом. Номер заказа на поставку также отображается в счете-фактуре и любых других документах, которые продавец дает клиенту. С этой точки зрения номер ПО ускоряет планирование платежа поставщику, и он позволяет направлять товар в соответствующий отдел.
Номер ПО также позволяет компании применять затраты к бюджету отдела, который разместил заказ. Он также предоставляет департаменту кредиторской задолженности подтверждение того, что расходы являются законными. Затем платеж может быть передан поставщику.
Формат
Точная конструкция и длина номера заказа на поставку будут варьироваться от одной компании к другой. Многие компании, работающие на нескольких сайтах, будут использовать первые несколько символов кода для определения местоположения, которое разместило заказ, например «CHI», чтобы представить объект в Чикаго. Следующие несколько символов могут идентифицировать конкретный отдел, который разместил заказ, например «RD», чтобы представлять отдел исследований и разработок. Таким образом, номер заказа на поставку, заказанный отделом исследований и разработок компании в Чикаго, может начинаться с «CHIRD», за которым следуют другие буквенно-цифровые символы, которые предоставляют дополнительную информацию о заказе.Компании обычно структурируют свои номера PO любым способом, который лучше всего работает с их внутренними системами слежения. Некоторые также используют тире или пробелы, что может помочь, когда нужно читать только определенные символы внутри номера PO для определенной цели. В ответ на большое количество длин и форматов, которые могут быть использованы, многие поставщики настраивают поля в своих базах отслеживания заказов, чтобы в количестве заказанных заказов можно было использовать любое количество символов - даже 30 или более.