Проектное предложение
Определение и понятия
Проектные предложения - это документы, предназначенные для представления плана действий, излагающие причины, по которым действие необходимо, и убедить читателя согласовать и одобрить выполнение действий, рекомендованных в тексте документа. Во многих случаях документ разрабатывается как ответ на запрос о предложении (RFP), который выдается текущим или потенциальным клиентом. Тем не менее, документ такого типа также может быть подготовлен для того, чтобы служить внутренней цели, особенно когда кто-то внутри компании имеет представление о том, как сделать компанию более прибыльной или эффективной и нуждается в авторизации и поддержке для осуществления этого действия.В любой ситуации проектное предложение будет четко организовано, чтобы читатели могли следовать логическому продвижению мысли к заключению. Многие примеры предложений предлагают базовое руководство, которое может помочь даже новичкам вступить в эффективную заявку. В руководящих принципах обычно определяются пять ключевых компонентов или разделов любого проектного предложения: введение, предыстория, стратегия, бюджетирование или финансирование, а также результаты.
В вводной части проектного предложения идея состоит в том, чтобы рассказать читателям, что представляет собой проект, и почему стоит потратить время на то, чтобы рассмотреть проект в первую очередь. По сути, этот раздел служит для проверки времени и усилий, затрачиваемых на представление данных, а также времени, необходимого для чтения и рассмотрения достоинств и осуществимости самого проекта. Введение - это не место, чтобы представить орехи и болты проекта, только чтобы установить его потенциал и развивать достаточно интерес, чтобы побудить читателя узнать больше.
На фоне излагаются основные моменты введения, часто приводя конкретные причины, по которым проектный план является хорошим, на основе исторических данных, прогнозов будущих потребностей и производительности и текущих обстоятельств бизнеса. Предыстория помогает построить пример того, как проект может удовлетворять потребностям, возникшим в результате прошлых действий, а также предвосхищать будущие потребности и своевременно решать их. По большей части в фоновом разделе будет твердо установлено, что что-то нужно сделать и подготовить путь к тому, чтобы узнать, как это можно сделать.
Со стратегическим разделом проектного предложения цель состоит в том, чтобы наметить все процедуры, необходимые для успешного осуществления проекта. Часто стратегия помогает определить краткосрочные и долгосрочные цели проекта, объясняет, как систематически выполнять каждый шаг и какой тип возврата можно ожидать от усилий. Здесь читатель начинает понимать, насколько важен проект и насколько он может помочь компании лучше использовать доступные ресурсы, а также позиционировать себя в будущем.
Раздел бюджета сводится к тому, что большинство лиц, ответственных за принятие решений, должно знать до утверждения любого проекта: какова стоимость, связанная с реализацией проектного предложения. В этом разделе детали должны быть подкреплены фактами и цифрами, которые хорошо изучены и охватывают все возможные аспекты финансирования, необходимые для запуска и поддержания проекта с течением времени. Многие предложения терпят неудачу здесь из-за отсутствия деталей и подтверждающих доказательств для детали, которая включена.
Наконец, проектное предложение указывает на результаты реализации проекта. Это раздел, в котором все преимущества четко изложены. К преимуществам могут относиться такие факторы, как снижение эксплуатационных расходов, увеличение общественного профиля бизнеса, увеличение объема продаж или увеличение прибыли за счет более эффективного использования имеющихся ресурсов. Как и в случае с бюджетной детальностью, важно, чтобы каждое пособие могло быть поддержано другими данными для серьезного рассмотрения.
Написание предложения иногда проще, когда предоставляется формальное RFP. Часто RFP будет излагать основную структуру предложения, давать неоценимые подсказки относительно конкретной информации, представляющей интерес для потенциального клиента, и определять порядок представления данных. Когда предоставляется RFP, важно следовать спецификациям документа к письму. В противном случае предложение будет отменено, и один из других поставщиков, который внимательно следит за положениями, будет награжден бизнесом.