Напишите деловое письмо
Концепция и определения
Когда вы пишете бизнес-письмо, вы должны следовать определенным форматам. Форматы имеют некоторые вариации, и, если вы не принимаете класс при письме, люди не могут конкретно измерять расстояние между верхней частью страницы и вашими адресами, а также между указанными адресами и вашим приветствием. Самый важный аспект, когда вы пишете деловое письмо, - это сделать вашу цель - почему вы пишете письмо - очень ясно. Тем не менее, вы должны быть знакомы с базовым форматом, прежде чем начинать беспокоиться о том, что и как вы будете писать.Если вы используете программу обработки текстов, проверьте свою программу на бизнес-буквенные шаблоны. Они могут облегчить вашу работу, поскольку они задают поля и обычно сообщают вам, где именно размещать такие вещи, как адреса. Если у вас нет такого шаблона, ваше письмо может быть отформатировано двумя способами. Первый называется блочным форматом и вторым отступом. Если не указано, вы можете использовать любой формат или любые их варианты. Большая разница между двумя форматами заключается в том, что абзацы не имеют отступов, и текст может быть оправдан, так что каждая строка имеет одинаковую длину. В формате с отступом не все строки будут иметь одинаковую длину, и первое предложение каждого абзаца будет иметь отступы в пять пробелов.
Небольшие вариации существуют с каждым форматом, поэтому это объяснение будет нацелено на один способ быстро написать деловое письмо, используя формат блока, без оправдания вашего текста. Бизнес-письмо должно иметь следующие поля: один дюйм (2,54 см) сверху, снизу, слева и справа. Перед началом работы проверьте свою программу обработки текстов и при необходимости установите эти поля. Шрифт должен быть 12 очков, а Times New Roman - предпочтительный выбор.
Если вы печатаете на фирменном бланке компании, вам не нужно начинать письмо с вашего адреса. Если вы используете стандартную бумагу, вы должны начинать с верхнего края с вашего адреса. Нет необходимости включать ваше имя в свой адрес. Просто укажите свой адрес, и, если хотите, номер телефона и адрес электронной почты, Добавьте дату непосредственно после адреса. Вы можете отступать от своего адреса, чтобы он совпал с правильным полем, но он может просто начинаться с левого поля, что проще.
Пропустите строку и напишите имя человека, которому вы пишете, его название или компанию и их адрес. Каждая запись, такая как имя, название и адрес улицы, должна быть отдельной строкой. Город, штат и почтовый индекс должны составлять последнюю строку. Для адреса: Компания, Лицо, Название и Адрес. Пропустите еще одну строку и начните с вашего приветствия. Это должно быть формальным. Если вы пишете мисс Смит, вы напишете Дорогой Мисс Смит :. После приветствия используйте двоеточие вместо запятой.
Проведите по одной линии и начните свой первый абзац. Обязательно четко сформулируйте намерение письма в этом первом абзаце. Используйте дополнительные абзацы, с одним промежутком между ними, по мере необходимости, чтобы расширить свою точку или привести примеры. Закончив абзацы тела, пропустите вниз по одной строке и напишите «С уважением», ваше заключительное замечание, затем пропустите примерно три-четыре строки, прежде чем вводить свое имя, и ваш заголовок, если он у вас есть. Прежде чем письмо будет отправлено по почте, не забудьте физически подписать свое имя черными чернилами в промежутке между вашим закрытием и введенным именем.
Цель, когда вы пишете деловое письмо, - это эффективно передать вашу точку зрения. Вы не можете быть эффективными, если ваше письмо чревато ошибками. Не просто запустите проверку орфографии, но и проанализируйте свою бумагу для любых грамматических ошибок, обычно путаных слов и проблем с пунктуацией . Прочитайте письмо вслух, чтобы убедиться, что вы четко передаете свою точку зрения. Используйте простой язык, но избегайте схваток или сленга. Хорошее письменное деловое письмо, которое прямо указывает на это, очень важно, особенно если вы пишете из другого бизнеса. Ваша способность писать бизнес-письмо, которое легко понять и безошибочно отражает профессионализм вашей компании.