Письма с предложениями
Определения
Предложение, как правило, представляет собой инструмент, предназначенный для того, чтобы убедить клиента приобрести продукт или получить финансирование и поддержку для нового проекта или программы. Используемые в большинстве отраслей от корпоративной Америки до академических кругов, предложения бывают разных форм. Существуют неформальные и формальные предложения, а также запрошенные и незапрошенные предложения. Независимо от того, какого типа, предложение обычно предназначено для информирования читателя о проблеме или необходимости, предложения решения и широкого обзора того, как будет работать предложенное решение и сколько оно будет стоить.Неформальные предложения могут быть довольно краткими и использоваться в качестве продолжения деловой или кадровой встречи. Они обычно повторяют то, что узнали или обнаружили на собрании, и перечисляют обзор цен или подробное описание решения. Официальные предложения, как правило, содержат сопроводительные письма, исследования и цифры или диаграммы, в которых подробно описываются все основные этапы, графики, организационные обязанности и разбивка затрат на все компоненты. У них также обычно есть описание предлагающих услуги компании или человека, резюме, список прошлых проектов и все остальное, что может подтвердить квалификацию.
Запрашиваемое предложение обычно является ответом на запрос предложения (RFP). Будь то компания, которая нуждается в услуге или отдел, который добавляет новую программу, эти типы запросов, как правило, довольно распространены и требуют письменного документа для размещения заявки или представления идеи для проекта. Они обычно отвечают на выявленную проблему или запрашиваемые спецификации клиента с информацией о ценах, конкретным описанием решения, намеченным планом того, как оно будет достигнуто, и что делает его лучшим решением. Эти типы предложений обычно должны быть конкурентоспособными, поскольку может быть много предложений, предлагающих различные решения.Нежелательные предложения обычно используются для привлечения интереса потенциальных клиентов путем описания услуг или продуктов компании. Кроме того, они могут быть использованы как форма введения или как способ предстать перед потенциальным клиентом. Как правило, они не содержат много деталей, так как они часто дополняются незначительным знанием конкретных потребностей или проблем клиента.
Написание предложения обычно является ключевым шагом в большинстве бизнес-процессов. Обычно он соответствует общему формату с введением, в котором излагается проблема, разделом тела, в котором подробно описывается решение, и заключением, в котором подчеркиваются преимущества и последующие шаги. Более формальные типы обычно имеют сопроводительные письма и делят средние разделы на разделы с описанием работы, подробные бюджеты, рабочий процесс и графики, а также исследования с анализом затрат, методологией и процессами оценки.