Старший административный ассистент
Определения
Старший помощник по административным вопросам - это специалист по административным вопросам, который помогает одному или нескольким членам руководства в организации, а также может контролировать административный персонал начального уровня. По мере роста организаций они могут видеть увеличение своих административных задач, и им требуется более одного административного специалиста. В такой организации обычно требуется руководящая роль для тесного взаимодействия с руководством и выполнения административных функций, которые несут более высокий уровень ответственности, чем у сотрудников начального уровня.Руководителям или менеджерам организации часто требуется, чтобы их «привратник» или представитель выполняли обязанности старшего административного помощника или исполнительного помощника. Принимая во внимание, что администратор или портье организации может приветствовать входящих абонентов и посетителей, старший администратор часто является следующей точкой контакта для тех, кто хочет связаться с руководством. Эти люди часто управляют расписаниями, маршрутами поездок и другими назначениями для менеджеров в различных отделах, будь то отдел маркетинга, ИТ или отдел кадров.
Поскольку они, как правило, представляют руководство организации как в письменной, так и в устной переписке, наиболее важной квалификацией для людей, занимающих эту должность, является наличие у них хороших коммуникативных навыков. В этом качестве в их обязанности может входить составление писем и электронных писем, отправка телефонных звонков и запись стенографий. Старший помощник по административным вопросам также должен обладать общими рабочими знаниями всех отделов внутри организации. Это подготовит его или ее к обработке общих запросов, которые он или она может получить, или направит их соответствующему персоналу отдела.Чтобы стать старшим помощником по административным вопросам, необходимо объединить опыт как общего административного управления, так и конкретной отрасли организации. В этом смысле идеальными кандидатами часто являются административные специалисты начального уровня, которые уже работают в организации и ищут продвижение по службе. В зависимости от ценностей организации некоторые старшие должности могут уделять большое внимание академическим полномочиям, в то время как другие могут быть более заинтересованы в профессиональном административном образовании кандидата. Кандидаты, которые не имеют профессионального административного опыта, но имеют академический опыт работы в смежных областях, таких как набор текста или курсы секретаря, могут лучше подходить для начального уровня административной работы до подачи заявки на руководящую должность.